1. Einleitung 

Fastned B.V. ("Fastned") setzt sich dafür ein, dass Fastned, sein Vorstand und seine Mitarbeiter
jederzeit in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften sowie dem
Fastned-Verhaltenskodex handeln. Die Whistleblower-Richtlinie von Fastned soll es sowohl
Mitarbeitern als auch Externen ermöglichen, sich zu äußern, wenn sie im Rahmen ihrer Arbeit auf
Missstände stoßen, ohne das Risiko von Nachteilen befürchten zu müssen und mit der
Gewissheit, dass alle Meldungen vertraulich behandelt und umgehend untersucht werden. Bei
der Meldung von Verstößen gegen den Verhaltenskodex, interne Richtlinien und Verfahren,
Gesetze und Vorschriften ist das folgende Verfahren zu befolgen.

1.1. Wo kann diese Richtlinie für Whistleblower gefunden werden?

Da sich diese Richtlinie sowohl an Mitarbeiter als auch an externe (Geschäfts-)Partner von
Fastned richtet, wird sie auf www.fastnedcharging.com öffentlich zugänglich sein. Darüber
hinaus ist die Richtlinie für alle Mitarbeiter von Fastned zugänglich (gemeinsames
Google-Laufwerk "General"). Praktische Hinweise werden durch Schulungen und in Form von
Quizfragen weitergegeben und vermittelt.

1.2. Welche Beziehung besteht zu anderen Dokumenten?

Die Richtlinie muss in Verbindung mit dem i) Fastned Code of Conduct und der ii) Richtlinie zur
Reaktion auf Verstöße stehen. Letztere beschreibt das Verfahren zur Untersuchung der
Meldung, nachdem diese gemäß der vorliegenden Whistleblower-Richtlinie eingereicht wurde.

2. Verfahren
2.1. Wer kann ein Anliegen geltend machen?

Diese Richtlinie gilt für alle Personen, die in einem beruflichen Zusammenhang mit Fastned
Informationen über Verstöße erhalten haben. Diese Personen können den Status eines
Arbeitnehmers, eines (Unter-) Auftragnehmers, eines Lieferanten, eines Anteilseigners, eines
Mitglieds eines Aufsichtsorgans, eines (unbezahlten) Praktikanten usw. haben.

2.2. Welche Bedenken sollten im Rahmen dieser Whistleblower-Politik gemeldet werden?

Eine Meldung über mutmaßliche Unregelmäßigkeiten sollte substantiell sein, in gutem Absicht
erfolgen und sich auf eines der folgenden Anliegen beziehen:

1. Ein möglicher Verstoß gegen (europäische) Gesetze und Vorschriften. In Bereichen wie:
   Geldwäschebekämpfung, Verbraucherschutz, Umweltschutz, Verkehrssicherheit und
   Einhaltung von Vorschriften, Strahlenschutz und nukleare Sicherheit, öffentliche
   Gesundheit, öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Schutz der
   Privatsphäre, finanzielle Interessen der EU, Wettbewerbsrecht, Vorschriften für staatliche
   Beihilfen und Unternehmenssteuern;
2. Ein mögliches Fehlverhalten im Zusammenhang mit dem Fastned-Verhaltenskodex;
3. Korruptes, unehrliches oder betrügerisches Verhalten;
4. Eine (potenzielle) Gefahr für die Gesundheit, dieSicherheit und den Schutz der Öffentlichkeit oder der Arbeitnehmer oder für die Umwelt;
5. Diebstahl oder Betrug gegen Fastned;
6. Vorsätzliche Fehlinformationen oder falsche Aussagen gegenüber der Geschäftsleitung,
   internen oder externen Prüfern oder Behörden;
7. Ungeeignete Buchhaltungs- und Finanzberichterstattungspraktiken oder interne
   Kontrollen;
8. Missmanagement oder Amtsmissbrauch;
9. Verhalten, das den Interessen von Fastned abträglich ist.

Bitte beachten Sie, dass im Falle eines Betrugsvorfalls das unter 4.2 der Fastned-Richtlinie zur
Reaktion auf Verstöße beschriebene spezielle Verfahren angewandt wird.

2.3. Wie kann ein Anliegen gemeldet werden? 

Fastned bietet einen internen Berichterstattungskanal an, um Bedenken zu melden. Es besteht
jedoch auch die Möglichkeit, sich an die von den nationalen Behörden benannten externen Kanäle
zu wenden (siehe Abschnitt 2.6).

Wir empfehlen dringend, zuerst über den internen Kommunikationsweg zu berichten, bevor Sie
über den externen Kommunikationsweg berichten. Durch die Meldung über den internen Weg
kann das Problem von Fastned selbst wirksam angegangen werden, so dass sofort Maßnahmen
ergreifen werden können.

2.4. Interne Kommunikationswege

Sollten Sie von einem möglichen Verstoß gegen Gesetze, Vorschriften, die internen Richtlinien
und Verfahren oder den Fastned-Verhaltenskodex erfahren, sind Sie aufgefordert, diese
Bedenken in erster Instanz Ihrem Vorgesetzten zu melden. Die Meldung von Bedenken an die
Geschäftsleitung ist der schnellste und bevorzugte Weg, um ein arbeitsbezogenes Problem
anzugehen, Missverständnisse auszuräumen und ein gutes und offenes Arbeitsumfeld zu
gewährleisten.

Sollte dies, aus welchen Gründen auch immer, nicht möglich oder angemessen sein, melden Sie
den Verstoß bitte direkt über einen der folgenden Whistleblowing-Kanäle, damit Ihre Meldung
vertraulich behandelt werden kann:

E-mail:

[email protected]

Hotline:

+31 20 809 0365 (24/7 erreichbar)

Vorbehaltlich Ihrer Zustimmung wird eine vollständige und genaue schriftliche Aufzeichnung Ihrer aufgezeichneten Sprachnachricht angefertigt. Sie werden die Möglichkeit haben, diese Aufzeichnung zu überprüfen, zu korrigieren und zur Genehmigung zu unterschreiben.

Briefweg:

Anwältin: Chrissy Schekkerman, Director Legal and Compliance OR Hans Bikker, Head of Risk & Audit

Amstelplein 44
1096 BC Amsterdam

(Bitte vermerken Sie auf dem Umschlag den Vermerk VERTRAULICH.)

Persönlich:

Vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Director Legal and Compliance oder unserem Head of Risk & Audit.

• [email protected] (Director Legal and Compliance) 
  oder 
• [email protected] (Head of Risk & Audit)
  

Das geführte Gespräch wird mit Ihrer vorherigen Zustimmung aufgezeichnet. Danach wird eine
vollständige und genaue schriftliche Aufzeichnung des Gesprächs angefertigt. Sie werden die
Möglichkeit haben, dieses Protokoll zu überprüfen, zu korrigieren und zur Genehmigung zu
unterschreiben.

Der Director Legal & Compliance ist insbesondere für die Überwachung von Fragen der
Unternehmensethik und Korruption zuständig.

Ihre Meldung wird vom Compliance Officer und/oder dem Head of Risk & Audit von Fastned
entgegengenommen. Diese Personen sind auch für die Weiterverfolgung Ihrer Meldung
zuständig. Sie sind unparteiisch und werden den Kontakt zu Ihnen aufrechterhalten und Sie
gegebenenfalls um weitere Informationen bitten, sowie Ihnen Feedback geben. Sie werden dafür
sorgen, dass Ihre Identität nicht an Dritte weitergegeben wird, es sei denn, Sie haben dies
ausdrücklich genehmigt. E-Mails, Briefe, (mündliche und) schriftliche Aufzeichnungen und alle
anderen von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen werden sicher in einer speziellen
Vorfallsdatei registriert, die ein Datum für die Vernichtung der Datei und Ihre Bestätigung enthält.

2.5. Folgemaßnahmen 

2.5.1. Zeitplan 

Der Director Legal and Compliance oder der Head of Risk & Audit von Fastned wird den
einzuhaltenden Zeitplan in der Vorfallsakte festhalten. Wenn Sie sich in Ihrer Meldung äußern,
erhalten Sie innerhalb von maximal 7 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung eine
Empfangsbestätigung. Innerhalb eines Zeitrahmens von maximal 3 Monaten (nach der
Empfangsbestätigung) werden Sie über die als Folgemaßnahme zu der Mitteilung geplanten oder
getroffenen Maßnahmen und die Gründe für die Wahl dieser Folgemaßnahme informiert.

2.5.2. Untersuchung des Berichts

Nach Eingang Ihrer Meldung wird der Director Legal and Compliance oder der Head of Risk &
Audit von Fastned eine Voruntersuchung einleiten, um zu prüfen, ob das Anliegen prima facie (auf
den ersten Blick) begründet erscheint. Danach wird das in der Non-Compliance-Politik
beschriebene Untersuchungsverfahren durchgeführt. In dieser Politik wird auch beschrieben,
welche (externen) Personen zur Bewertung der Meldung hinzugezogen werden, was vom
Gegenstand der Meldung abhängt. Diese Personen sind gemäß den geltenden Gesetzen und
Vorschriften zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Wie bereits erwähnt, haben nur der Director Legal and Compliance und der Head of Risk & Audit
Zugang zu Ihrer Identität. Sollte es jedoch offensichtlich unmöglich sein, die Meldung zu
untersuchen, wenn Ihre Identität den mit der Untersuchung beauftragten Personen unbekannt
bleibt, können der Director Legal and Compliance und/oder der Head of Risk & Audit Sie um die
Erlaubnis bitten, Ihre Identität preiszugeben.

2.6. Externer Berichtsweg

Gemäß der EU-Richtlinie 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sind die EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, die Behörden zu benennen, die für die Entgegennahme, Rückmeldung und Weiterverfolgung von Meldungen zuständig sind, und diese mit angemessenen Ressourcen auszustatten. Die benannten Behörden pro EU-Mitgliedstaat sind in den nationalen Umsetzungsvorschriften zu finden.

Die Niederlande

In den Niederlanden werden folgende zuständige Behörden für die Einrichtung von Meldewegen
benannt: die niederländische Behörde für Verbraucher und Märkte (ACM), die niederländische
Behörde für die Finanzmärkte (AFM), die niederländische Datenschutzbehörde (AP), die
niederländische Zentralbank (De Nederlandsche Bank N.V.), das Haus für Hinweisgeber (House for
Whistleblowers), die Inspektion für Gesundheit und Jugendpflege (IGJ) und die niederländische
Gesundheitsbehörde (NZa).

Belgien

Zum Zeitpunkt der Einführung dieser Politik ist Belgien noch dabei, die EU-Richtlinie über die
Meldung von Missständen umzusetzen. Es ist daher noch nicht klar, welche Behörden als externe
Meldestellen benannt werden.

Deutschland

Ebenso.

Frankreich

Laut dem Gesetz Sapin II erlaubt bereits eine externe Meldungen an Justiz- und
Verwaltungsbehörden oder Berufsverbände. Es sei darauf hingewiesen, dass jede Person ihre
Meldung an den französischen Verteidiger der Rechte (Défenseur des Droits) richten kann, der an
die für die Entgegennahme der Meldung zuständige Stelle weitergeleitet wird.

Das Vereinigte Königreich

Das Vereinigte Königreich ist nicht verpflichtet, die EU-Whistleblower-Richtlinie umzusetzen. Im
Vereinigten Königreich regelt der Public Interest Disclosure Act 1998 ("PIDA") den Schutz von
Hinweisgebern (Whistleblowern). Das PIDA kennt eine Reihe von externen Stellen, an die Sie sich
wenden können, abgesehen von Ihrem Arbeitgeber. Externe Offenlegungen werden im
Allgemeinen in zwei Kanäle unterteilt: Offenlegungen an:

1. An eine Aufsichtsbehörde, die auf der Liste der vorgeschriebenen Personen steht;
2. Jede andere Person (einschließlich einer Aufsichtsbehörde, die nicht auf der Liste der
   vorgeschriebenen Personen steht, der Polizei, der Presse usw.).

3. Verpflichtung zur Vertraulichkeit 

Wenn Sie ein Anliegen vorbringen, wird die Geheimhaltung Ihrer Identität als Hinweisgeber im
Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften gewährleistet.

Ihre Identität wird ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung niemandem außer den befugten
Personen, die für die Entgegennahme oder Weiterverfolgung von Meldungen zuständig sind,
bekannt gegeben. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen Ihre Identität (in)direkt
abgeleitet werden kann.

Nur wenn eine notwendige und verhältnismäßige Verpflichtung nach EU- oder nationalem Recht
im Rahmen von Ermittlungen nationaler Behörden oder Gerichtsverfahren besteht, kann Ihre
Identität offengelegt werden, auch um die Verteidigungsrechte der betroffenen Personen zu
wahren.

4. Anonymität

Fastned ermutigt Sie, Ihre Identität offen zu legen, wenn Sie ein Problem melden. Auf diese Weise
wissen wir, wen wir schützen müssen (Sie) und an wen wir uns wenden können, um zusätzliche
Informationen zu erhalten, damit niemand fälschlicherweise aufgrund falscher Informationen
beschuldigt wird.

Wenn keine andere Möglichkeit besteht, können Sie Ihr Anliegen jedoch auch anonym melden.
Das bedeutet, dass auch der Empfänger des Anliegens Ihre Identität nicht erfährt. In diesem Fall
können Sie Ihr Anliegen per Brief einreichen. Wir bestehen darauf, dass Sie auf dem Umschlag
den Vermerk VERTRAULICH anbringen.

Eine anonyme Meldung wird nur dann als gültig betrachtet, wenn sie genügend Fakten enthält, um
den Sachverhalt zu untersuchen. Bitte geben Sie daher so viele Einzelheiten wie möglich an, um
die Schwierigkeiten bei der Untersuchung und Weiterverfolgung einer anonymen Meldung zu
verringern.

5. Schutz des Whistleblowers

Kein Mitarbeiter von Fastned, der einen Vorfall meldet, darf sanktioniert oder diskriminiert
werden, weil er selbstlos und in gutem Glauben über den Whistleblowing-Mechanismus einen
Warnhinweis gemeldet hat.

Fastned toleriert keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben einen
Verstoß oder einen Verdacht auf einen Verstoß gegen die Regeln oder Richtlinien melden. Wenn
Sie ein Problem melden und es sich herausstellt, dass Sie sich wirklich geirrt haben, oder wenn es
eine unschuldige Erklärung für Ihr Problem gibt, werden Sie nicht sanktioniert oder benachteiligt.

Um dies zu gewährleisten, werden sich der Director Legal and Compliance und/oder der Head of
Risk & Audit während und nach der Untersuchung regelmäßig mit Ihnen in Verbindung setzen, um
Sie aktiv um Ihre Meinung dazu zu bitten, ob Sie das Gefühl haben, dass Vergeltungsmaßnahmen
ergriffen werden (könnten). Wenn Sie angeben, dass Sie sich benachteiligt fühlen, wird dies
ernsthaft untersucht und bei Bedarf Abhilfe geschaffen.

Diese Zusicherung gilt nicht für diejenigen, die böswillig eine Untersuchung in einer Sache
einleiten, die falsch ist. Sie sollten niemanden davon abhalten, echte Bedenken zu melden, aber es
wird dringend empfohlen, so weit wie möglich sicherzustellen, dass eine Meldung sachlich richtig
und vollständig ist, aus erster Hand stammt, unvoreingenommen dargestellt wird (wobei jede
mögliche Wahrnehmung des Hinweisgebers offengelegt wird) und keine wesentlichen
Auslassungen enthält. Wird festgestellt, dass ein Mitarbeiter nicht in gutem Glauben gehandelt
oder absichtlich eine falsche Meldung gemacht hat, können gegen ihn Disziplinarmaßnahmen bis
hin zur Entlassung verhängt werden.